Was ist EDI?
EDI (electronic data interchange oder Elektronischer Datenaustausch)
Mit dem Wort EDI wird ein vollautomatisierter Austausch von Bestellungen, Lieferavisen und Rechnungen umschrieben. Nicht alle Dokumente müssen hierbei direkt auf elektronischem Weg versendet werden. Eine Umstellung kann Schritt für Schritt erfolgen.
Die Vorteile
- Bestellungen und Lieferavise sind da wo sie hingehören – im Warenwirtschaftssystem
- Effizienz – keine erneute Eingabe notwendig
- Minimierung der Fehlerquote – Tippfehler
Die 5 Schritte Ihr Unternehmen in die digitale Zukunft der EDI zu führen
1. Überprüfung der Infrastruktur bei Ihnen und den Partnern die Sie anbinden möchten
Wir prüfen gemeinsam die Voraussetzungen Ihrer hausinternen Software. EDI-Daten werden im Unternehmen typischerweise von einer Warenwirtschafts- oder Finanzbuchhaltungssoftware erzeugt und verarbeitet. Ist die verwendete Software beispielsweise in der Lage strukturierte Dokumente (EDIFACT, XML, JSON, CSV, BNN-Formate, ...) zu senden und zu empfangen? Ohne diese Grundvoraussetzung ist kein Einsatz von EDI möglich. In dem Fall muss entschieden werden, ob in eine Software investiert wird, welche die Voraussetzungen erfüllt.
Parallel evaluieren wir mit Ihnen, welche Ihrer Kunden mit EDI angebunden werden sollen. Mit diesen treten wir in Kontakt, um herauszufinden, welche EDI-Formate von den Kunden aktuell verwendet werden.
ecoinform konvertiert das Format der eigenen Software und dem geforderten EDI-Format der Kunden – sodass eine gemeinsame Sprache gesprochen wird.
2. Aktualisierung der unternehmensinternen Stammdaten
Um im Rahmen des elektronischen Datenaustausches als Unternehmen eindeutig identifiziert werden zu können, ist die Anschaffung einer Firmen-GLN (Global Location Number) empfehlenswert. Die Produkte können anhand ihrer GTIN und/oder Artikelnummer im elektronischen Datenaustausch identifiziert werden.
3. Setup der EDI Infrastruktur
ecoinform kontaktiert die zuständigen EDI-Ansprechpartner der Kunden und Lieferanten und führt mit diesen die EDI-Anbindungsphase durch. Dabei werden die von den Unternehmen verwendeten Dokumentenstandards ausgetauscht und bei Bedarf entsprechende Konvertierungen eingerichtet. Parallel zur Abstimmung der verwendeten Dokumentenformate werden die verschiedenen technischen Verbindungen zu den Lieferanten und Kunden aufgebaut. Dabei kommen unterschiedliche Protokolle wie beispielsweise AS2, FTP, FTPS, sftp, X.400, etc. zum Einsatz. Unsere Empfehlung ist, wenn immer möglich das AS2 Format.
4. Testbetrieb
Es wird überprüft, ob die gesendeten Daten beim Empfänger korrekt verarbeitet werden konnten. Im Rahmen der Testphase wird meistens ein Parallelbetrieb vom bisherigen Bestellweg (Fax, E-Mail, Telefon und elektronischen Dokumenten) verfolgt und auf Übereinstimmung geachtet.
5. EDI-Produktivbetrieb
Sobald die Testphase erfolgreich abgeschlossen ist, wechselt man in den Produktivbetrieb. Hier zeigt sich der Nutzen von EDI nun in vollem Ausmaß: elektronische Dokumente werden vollautomatisch und ohne menschliche Interaktion zwischen Unternehmen ausgetauscht.
Das sagen Kunden:
"Mit ecoinform haben wir den perfekten Partner, die Datenverwaltung und den Datenaustausch nach unseren Wünschen und unseren Prozessen entsprechend zu gestalten."
Pedro Torres Fernandes (kaufmännischer Leiter der Naturata AG)
"Als Frischelieferant erhalten wir tagtäglich die Käsebestellungen unserer Kunden. In den meisten Fällen kommen diese noch per E-Mail und werden von unseren Kundenbetreuern per Hand in unser Warenwirtschaftssystem eingegeben. Dies kostet eine Menge Zeit und birgt zudem eine potentielle Fehlerquelle bei der Eingabe. Von einer kleinen, aber wachsenden Anzahl unserer Kunden gelangen mittlerweile die Bestellungen per EDI direkt in unser Warenwirtschaftssystem.
Mit ecoinform haben wir einen Dienstleister, der uns in Sachen EDI die komplette Arbeit abnimmt. Wir teilen ecoinform die Kunden mit, mit denen wir nach Absprache die elektronische Bestellübermittlung starten wollen... und das war es schon. Die Einrichtung der Datenübermittlung oder die Programmierung notwendiger Schnittstellen übernimmt alles ecoinform."
Mit ecoinform haben wir einen Dienstleister, der uns in Sachen EDI die komplette Arbeit abnimmt. Wir teilen ecoinform die Kunden mit, mit denen wir nach Absprache die elektronische Bestellübermittlung starten wollen... und das war es schon. Die Einrichtung der Datenübermittlung oder die Programmierung notwendiger Schnittstellen übernimmt alles ecoinform."
Philipp Thiel (Leitung Marketing & Vertrieb der ÖMA Beer GmbH)
